„Und wenn ich mal nicht weiter weiß, dann gründ´ ich einen Arbeitskreis.“

Die Kolumne von Damian Sicking

Eine Studie der Unternehmensberatung Bain sorgte in der vergangenen Woche für einige Schlagzeilen in den Medien und Diskussionen in den Betrieben. Es geht um „überflüssigen Mails“ und „sinnlosen Konferenzen“, von denen es viel zu viele gebe und mit denen wir „viel Zeit vergeuden“. Die nackten Zahlen sind erschreckend. Zitat aus einem Spiegel-Artikel:

  • „60 Millionen US-Dollar verliert ein Konzern mit 10.000 Mitarbeitern im Schnitt pro Jahr, weil die Teilnehmer in Meetings E-Mails lesen und schreiben statt zuzuhören.“
  • „Von 40 Wochenstunden verbrachten die Mitarbeiter im Schnitt 21 Stunden in Konferenzen – und davon acht Stunden in solchen, die man problemlos hätte streichen können. Acht Arbeitsstunden pro Woche gingen für das Schreiben und Beantworten von E-Mails drauf – vier davon unnötigerweise.“
  • „Für Führungskräfte sieht die Bilanz noch schlechter aus: Sie erhalten im Schnitt 30.000 E-Mails pro Jahr. Zusammengerechnet sitzt die Führungsmannschaft eines durchschnittlichen Konzerns 7000 Stunden in Konferenzen. Werden vorbereitende Besprechungen und Folgemeetings addiert, fallen insgesamt 300.000 Stunden an – oft ohne nennbares Ergebnis. Viele Meetings fänden nur aus reiner Gewohnheit statt, so die Berater.“
  • „In den Siebzigerjahren hätten Führungskräfte etwa tausend Anfragen pro Jahr bekommen – also nur ein Bruchteil dessen, was heute auf sie hereinprasselt. `Setzt sich diese Entwicklung fort, werden Top-Manager bald mehr als einen kompletten Arbeitstag in der Woche für elektronische Kommunikation aufwenden´, sagt Ebong (einer der Berater von Bain – sic).“

Mails und Meetings haben sich in der Tat zu einer echten Landplage entwickelt. Wohl jeder hat schon einmal die Erfahrung gemacht (was heißt „einmal“!?), am ersten Arbeitstag nach seinem Urlaub von einem überquellenden E-Mail-Postfach begrüßt zu werden. Das muss dann erst einmal stundenlang abgearbeitet werden. Nur kommt man nicht dazu, weil schon um 9:00 Uhr das erste Meeting angesetzt ist und mindestens noch zwei weitere folgen. Da sitzt man dann sehr verloren auf seinem Stuhl und fragt sich, worüber die Kollegen reden, weil man überhaupt nicht im Thema ist.

Was den E-Mail-Stau am Ende des Urlaubs betrifft, hat sich Automobilbauer Daimler jetzt zu einer bemerkenswerten Initiative durchgerungen: Alle Mitarbeiter dürfen ihre E-Mails löschen, die sie im Urlaub erhalten haben. Mutig, finde ich. Funktioniert allerdings nur, wenn es eine astreine Stellvertreterregelung gibt, damit keine wichtigen Mails verloren gehen.

Senior businessman presentation

Meetings – beliebt bei Teamplayern, bei Einzelkämpfern verhasst.

Stellt sich die Frage, wie die Inflation von Mails und Meetings in den vergangenen Jahren zu erklären ist. Eine Antwort liefert womöglich ein Artikel auf der Homepage der FAZ von vergangener Woche. Unter der Überschrift „Viele Manager haben Angst, Entscheidungen zu treffen“ erklärt der Managementberater Claus Verführt die Mail-und-Meeting-Epidemie mit der Angst der Manager vor Fehlern und deren Konsequenzen. Absicherung, lautet die Devise. Verführt:

„Die Manager neigen dazu, ihre Entscheidungen immer stärker abzusichern. Entweder tun sie das durch externe Gutachten, gern auch durch mehrere, um im Nachhinein belegen zu können, dass die getroffene Entscheidung zu dem Zeitpunkt richtig war. Oder, und das ist der schwierigere Fall, sie versuchen, die Entscheidungen in Gremien zu sozialisieren. Damit stehen sie später nicht allein da als Verantwortlicher für eine vermeintlich falsche Entscheidung.“

Angst vor falschen Entscheidungen sowie der Versuch, Verantwortung zu sozialisieren, sind auch aus meiner Sicht eine wesentliche Ursache der Mail- und Meetingeritits. Wenn schon an der Unternehmensspitze lieber eine Besprechung mehr einberufen wird, wie dann erst in den nachgeordneten Hierarchieebenen! Das nennt man dann Unternehmenskultur.

Ich wage die Behauptung, dass noch ein weiterer Aspekt hinzukommt: die Invasion der Teamarbeiter. Oder vielleicht sollte man anstatt von der Invasion lieber von der „Zucht der Teamarbeiter“ sprechen. Seit Jahren wird von den Firmen in den Anforderungsprofilen an neue Mitarbeiter die „Teamfähigkeit“ ganz oben notiert. Wann haben Sie in einer Stellenausschreibung zuletzt gelesen, dass der Kandidat zu außergewöhnlichen Einzelleistungen fähig sein sollte? Sicher, Teamfähigkeit ist eine prima Sache, aber nicht wenn es bedeutet, nur im Team fähig zu sein. Unternehmen können ohne starke Einzelspieler oder Einzelkämpfer nicht erfolgreich sein. Während Teamarbeiter Meetings lieben („Und wenn ich mal nicht weiter weiß, dann gründ´ ich einen Arbeitskreis“), sind sie bei Einzelspielern verhasst, weil sie ihnen die Zeit stehlen, von der ohnehin nicht genug da ist. Einzelkämpfer müssen auch nicht jedes Ei, das sie gerade gelegt haben, mit großen Gegacker mit anderen besprechen oder darüber diskutieren, wie und wohin das nächste Ei gelegt werden soll und welche Körner man tunlichst aufpicken soll, damit es auch schon rund und dick ist.

Wie auch immer: Wir schreiben in den Unternehmen in Deutschland zu viele Mails und wir haben zu viele Meetings. Es ist das Verdienst der Bain­-Studie, dies noch einmal deutlich ins Bewusstsein zu rücken und dieses Phänomen in Geld zu übersetzen. Doch dass wir uns dessen bewusst sind, kann natürlich nicht schon das Ziel der Übung sein. Wir müssen das ändern. Wie wäre es zum Beispiel damit, überflüssige und unergiebige Meetings negativ zu sanktionieren? Warum nicht eine Besprechungs-Bewertungsskala entwickeln und die Meeting-Teilnehmer das Meeting (anonym) bewerten lassen? Eines der Bewertungskriterien sollte unbedingt lauten: „total überflüssig, kann wegfallen“.

 

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