Reisekosten: Und plötzlich gehen sie durch die Decke

Reisekosten stellen in vielen Unternehmen den zweitgrößten variablen Kostenfaktor dar. Daher sind Firmen gut beraten, ihre Prozesse in Bezug auf Geschäftsreisen zu überprüfen und zu optimieren, um Einsparmöglichkeiten bei den Prozess- und Reisekosten auch zu nutzen.

Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland 2014 offenbart aus Sicht des Controllings im Branchenvergleich, dass Industrie und Handel am häufigsten Überschreitungen des geplanten Reisekostenbudgets zu verzeichnen haben. Am seltensten überschreiten Energie- und Wasserversorger ihr Budget. Gleichzeitig fallen hier jedoch die höchsten Überschreitungen der geplanten Kosten auf. Auch der Handel verzeichnet relativ hohe Zusatzkosten, die hinsichtlich ihrer Häufigkeit als sehr bedenklich zu werten sind. Die geringsten Überschreitungen verzeichnen dagegen die Unternehmen der Dienstleistungsbranche sowie Banken und Versicherungen.

Die Benchmark bestätigt ein altes Vorurteil: Kein Mensch hält sein vorgegebenes Reisekostenbudget ein. In der Industrie trifft das auf jedes zweite Unternehmen zu. Insgesamt ist die Plankostentreue erschreckend gering.

Geschäftsreise-Benchmark_Deutschland_2014Die Detailanalysen der Kostenüberschreitung bei Flug-, Bahn- und Pkw-Reisen sowie bei Übernachtungen zeigen hierbei auch die Felder auf, in denen eine sinnvolle Unterstützung durch integrierte Lösungen für Reisemanagement und Reisekostenverwaltung Optimierungsmöglichkeiten bieten könnte. Einerseits ist die Ermittlung von Überschreitungen der kalkulierten Kosten für das Controlling und die Planung zukünftiger Budgets unabdingbar, andererseits relativieren diese Kenngrößen auch die Einschätzung der Performance des gesamten Reisemanagements. Des Weiteren sind Überschreitungen kalkulierter Kosten auch in die Planung zukünftiger Reisebudgets einzubeziehen und durch geeignete Gegenmaßnahmen zu begrenzen.

Sparsamer reisen verusacht Verwaltungskosten

Die erste branchenübergreifende Erhebung zur Geschäftsreise-Benchmark Deutschland ergab für das Controlling einen mittleren GBD-Performance-Wert in Höhe von 67 der maximal erreichbaren 100 Punkte. Um den Erfolg der Projekte zu analysieren, wurden verschiedene Messgrößen für die Zufriedenheit mit dem Reisemanagement abgefragt, die die Grundlage des Indexwertes bilden. Im Fokus standen dabei die Relevanz und die Umsetzung der verschiedenen Prozesse des Reisemanagements sowie Detailaspekte dieser Aufgaben und Teilbereiche. Das Ergebnis zeigt deutlich, dass Raum für Verbesserung besteht.

Geschäftsreisen sind immer wieder Ausgangspunkt von Diskussionen um deren Notwendigkeit und Nutzen. Erkennbar ist jedoch, dass moderne Kommunikationstechnologien letztlich nie den persönlichen Vor-Ort-Kontakt zu Kunden und Partnern ersetzen können und dass die darauf aufbauenden Geschäfte sich erfolgreicher gestalten.Reiseprozessmanagement durchaus verbesserungsbedürftig.

Dies bedeutet aber auch, dass weiterhin ein hoher Zeitaufwand seitens der Reisenden einzuplanen ist, der möglichst wenig durch zusätzliche administrative Tätigkeiten wie Reiseplanung, Hotelbuchung, Reisekostenabrechnung und weitere Prozesse erhöht werden sollte. So wird ein Teil dieser Tätigkeiten in andere administrative – oft dem Finance-Bereich zugeordnete – Abteilungen verlagert, die jedoch den Reisenden nicht komplett entlasten können. Zum Teil erschweren sie sogar dessen Reiseprozess, so z.B. in der Abstimmung grundsätzlicher Compliance-Regeln, d.h. unter anderem auch bei Vorgabepreisen für Hotels und zu nutzenden Verkehrsmitteln.

Die administrativen Tätigkeiten selbst bergen in sich bereits einen hohen Aufwand für die bearbeitenden Abteilungen, der sich nicht zuletzt in Schnittstellenproblemen und Medienbrüchen oder einer mangelhaften finalen Analyse manifestiert. Unternehmen sind somit gut beraten, ihre Geschäftsreiseprozesse zu überprüfen und zu optimieren, um Einsparmöglichkeiten zu realisieren und zusätzlich die Zufriedenheit der beteiligten Mitarbeiter zu erhöhen.

Finger weg von der Reisekostenabrechnung!

Die Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014 zeigt ein sehr bezeichnendes Bild: Das Controlling sieht bei der Reisekostenabrechnung viel häufiger Softwarelösungen im Einsatz als Geschäftsreisende es tun. „Vollautomatisiert“ aus Controlling-Sicht heißt offensichtlich nicht, dass der Geschäftsreisende in diesen Prozess bereits mit eingebunden ist. Auch der hohe Anteil von mehr als einem Drittel der Reisenden, die ihre Reisekostenabrechnung immer auf Papier machen müssen, spricht für Automatisierungsbrüche im Geschäftsreisemanagement und damit für ein erhebliches Effizienzsteigerungspotenzial.

Immerhin 36 Prozent der Geschäftsreisenden müssen mit dem ewigen Allrounder Excel in die Reisekostenabrechnung starten. Damit ist der Prozess zwar softwaregestützt, die Dateneingabe erfolgt aber ebenfalls manuell. Auch stellt sich die Frage, inwieweit eine automatisierte Übernahme der Daten aus den Excel-Listen erfolgt. Ein Medienbruch liegt also auch hier vor.

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Auf Papier wird kaum noch abgerechnet – sagt das Controlling, das auch weit öfter die Reise­kosten­verwaltung für auto­matisiert hält. Die Betriebs­wirklichkeit sieht wohl anders aus, wie ein Blick auf die ent­sprechenden Ant­worten der Reisenden selbst zeigt.

Spitzenkräfte sortieren Taxiquittungen

Alle Abrechnungen mit Hand­arbeit verbindet, dass sie für den Geschäfts­reisenden aufwendig und vor allem zeit­intensiv sind. Außer­dem sind sie fehler­anfällig: Dadurch, dass die Erfassung der Daten durch den Reisenden in der Regel erst nach der Reise erfolgt, können Kosten­posten vergessen werden oder Quittungen verloren gehen. Der Reisende muss dann einen erheblichen Aufwand betreiben, um die ihm entstanden Kosten erstattet zu bekommen. Belege erneut anzufordern oder gar Eigenbelege zu schreiben gehört so zur regelmäßigen Aufgabe von Geschäfts­reisenden, die doch eigentlich den Vertrieb oder ihr Projekt im Fokus haben sollten. Unterm Strich müssen die Mitarbeiter nicht nur persönlich lange Warte­zeiten für die Erstattung der Reisekosten einkalkulieren, sondern auch das Unter­nehmen verliert wertvolle Arbeitszeit von qualifizierten Kräften.

Hinzu kommt, dass Medienbrüche auch für die Administration einen deutlichen Mehraufwand bedeuten: Unterlagen und Dokumente müssen nachträglich digitalisiert und aufwendig erfasst werden. Fehlerquellen, wie z.B. Übertragungsfehler der Reise- und Kostendaten, sind oft genug vorprogrammiert.

Fazit: Reisemanagement im Aufwind

Eine ganzheitliche softwareseitige Unterstützung der einzelnen Prozesse des Geschäftsreisemanagements könnte diesem Problemkomplex abhelfen und Kosten bereits im Moment ihrer Entstehung erfassen. Bisher können aber nur weniger als 60 Prozent der Geschäftsreisenden sowie des Controllings auf Reisemanagement-Lösungen zurückgreifen. Es ist von daher zu erwarten, dass der Einsatz in den nächsten zwei Jahren stetig ansteigen wird. Abgesehen von der transparenteren, effizienteren und damit auch einfacheren Erfassung der Reisetätigkeiten ergeben sich mit Reisemanagement-Lösungen ganz neue Möglichkeiten. Mit speziellen Analysetools, die auf die Datensätze einer Reisemanagement-Lösung zugreifen, können Unternehmen z.B. ihre Reisemanagementprozesse detailliert abbilden, Kostentreiber zielgenau identifizieren und zeitnah Gegenmaßnahmen zur Kostenreduktion einleiten. Die Einhaltung umfänglicher Compliance-Richtlinien, die sowohl der Gesetzgeber als auch das eigene Unternehmen ausgibt, stellen zudem weitere monetäre Faktoren dar, die im Reisemanagement zunehmend an Bedeutung gewinnen und einer softwaregestützten Lösung bedürfen.

Weitere Studienergebnisse zur Reiseperformance und zu den einzelnen Reisemanagementprozessen aus Sicht des Controllings sind im Bericht zu finden, der auf dem GBD-Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zum Download zur Verfügung steht. Die Ergebnisse der Studie werden aus verschiedensten Blickwickeln der verantwortlichen Akteure veröffentlicht und auf dem GBD-Portal zur Verfügung gestellt.

Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Self-Check-Systems, das ebenfalls auf dem GBD-Portal bereitsteht, mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen. Der Self-Check erfasst analog zur Studie verschiedene Teilbereiche des Reisemanagements und liefert eine direkte Auswertung der eigenen Einschätzung mit einer Gegenüberstellung der Studienergebnisse.

(Autor: Max Schulze, techconsult GmbH, Kassel)

Kategorien: Allgemein, Geld, News

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