Firmen zaudern bei der Einführung moderner Arbeitsplätze

Deutsche Unternehmen sind große Bedenkenträger, wenn es um die Einführung moderner Arbeitsplätze geht. Damit vergeben sie Chancen auf Produktivitätsverbesserungen – behauptet jedenfalls das Management von Matrix42, einem Anbieter von Software für das Arbeitsplatzmanagement. Die größten Hemmschwellen sind nach Ansicht der Matrix24-Experten die Veränderungsunwilligkeit der IT-Abteilungen, Sicherheitsbedenken, die Angst vor den Kosten und mangelndes Vertrauen in die Mitarbeiter.

Die Art, wie wir arbeiten, verändert sich – getrieben durch die Möglichkeiten der neuen Technologien – rasant. Moderne Wissensarbeiter arbeiten heute nicht nur im Büro, sondern auch mobil bzw. prinzipiell überall, wo es die Technik erlaubt. Sie nutzen dafür nicht nur ein Gerät, sondern mehrere. Nach Angaben des Marktforschungsunternehmens IDC sind dies derzeit im Durchschnitt 4,3 Geräte und 17 Businessapplikationen – Tendenz steigend. Diese Geräte werden vom Unternehmen zur Verfügung gestellt oder – und das ist immer häufiger der Fall – vom Mitarbeiter selbst eingebracht. Selbst gewählte und organisierte Apps und Cloud-Dienste werden dabei genauso genutzt, wie die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Anwendungen. Dazu kommt, dass die private und geschäftliche Nutzung der Arbeitsplatzausstattung immer mehr verschmilzt.

Airport Lounge

Der moderne Arbeitslatz ist mobil.

Arbeitsplatz = Multi-Geräte-Arbeitsumgebung

Dementsprechend ist der klassische Arbeitsplatz heute, und in Zukunft noch viel mehr, eine Multi-Geräte-Arbeitsumgebung, die der Anwender nach seinen individuellen Bedürfnissen gebraucht. „Für die Unternehmen stellt diese Entwicklung und der damit einhergehende Veränderungsdruck eine enorme Herausforderung dar. Im Kampf um Fachkräfte und Talente und in der Hoffnung auf Produktivitätssteigerungen bzw. schnellere Wertschöpfung beschäftigen sie sich zwar mit flexiblen Arbeitsmodellen und modernen Arbeitsstilen. Vorbehalte und Bedenken dominieren aber nach wie vor die Diskussionen darüber und bremsen die Realisierung. Damit vergeben sich viele Unternehmen leider auch große Chancen“, erklärt Markus Baumann, Vice President Sales EMEA bei Matrix42.

IT-Abteilungen wehren sich gegen Veränderungen

Größter Bedenkenträger innerhalb der Unternehmen ist nach Angaben von Matrix24 häufig die IT-Abteilung. Während die Fachabteilungen die Einführung moderner Arbeitsplätze einfordern, sehen sich CIOs und ihre Teams völlig neuen Anforderungen gegenüber, die zu erfüllen sie oftmals nicht bzw. nicht in dem gewünschten Tempo bereit sind. Denn mit den neuen Ansprüchen geht auch ein grundlegender Rollenwandel der IT einher. War die IT bislang der Herr über die technische Ausstattung, so wird sie nun zunehmend zum Aggregator, der die notwendigen Services nicht mehr selbst intern aufbaut, sondern sie einkauft, zusammenführt und bereitstellt.

Michael Schmidt, COO bei Matrix42: „Das Anforderungsprofil der IT wandelt sich grundlegend. Im Mittelpunkt stehen künftig viel mehr Einkaufs-Know-how und -regeln sowie Vertragsthemen, weniger die Technologie an sich. IT wird zum Business und wird aus einer Prozesssicht heraus angeboten. Viele IT-Abteilungen, die über Jahre die IT des Unternehmens intern aufgebaut und betrieben haben und nun die vorhandene Infrastruktur nicht austauschen wollen, tun sich schwer, diesen Rollenwechsel zu vollziehen.“

Mobiles Arbeiten: Große Sicherheitsbedenken

Rund um das Thema mobiles Arbeiten erweisen sich Sicherheits- und Rechtsfragen als größter Hemmschuh in den deutschen Unternehmen. Denn mit der Nutzung mobiler Geräte, mit Trends wie Bring Your Own Device (BYOD) und mit dem zunehmenden Einsatz von Cloud-Services gehen auch Risiken für Unternehmen und Mitarbeiter einher. Fragen wie

–       Was passiert, wenn das mobile Endgerät – sei es das unternehmenseigene oder das privat vom Mitarbeiter eingebrachte – und damit die darauf gespeicherten Daten beschädigt oder gestohlen werden oder sogar verloren gehen?

–       Welche Folgen gehen mit Urheberrechts- bzw. Lizenzverletzungen für Unternehmen und Mitarbeiter einher, etwa wenn der Mitarbeiter Softwareanwendungen oder Apps, die nur für die private Nutzung kostenlos sind, beruflich einsetzt?

–       Wer ist bei privaten Endgeräten, die beruflich genutzt werden, für die Durchführung von Backups verantwortlich?

müssen von den Unternehmen geklärt und mit ausreichenden datenschutzrechtlichen und datensicherheitstechnischen Maßnahmen beantwortet werden. „Es ist sehr wichtig für Unternehmen und Mitarbeiter, diese Themen zu bearbeiten, um die eigenen Daten – die des Unternehmens und die privaten des Mitarbeiters – zu schützen und um Schadenersatz- und Haftungsrisiken möglichst zu minimieren“, ergänzt Schmidt.

Kosten als Investition in die Zukunft betrachten

„Wer moderne Arbeitsplätze nur mit der Absicht der Kostenreduktion einführen will, hat sich das falsche Ziel gesetzt“, sagt Baumann. „Wir sprechen immer wieder mit Verantwortlichen, die das Thema moderne Arbeitsplätze nur mit der Kostenbrille betrachten und enttäuscht von der Realisierung Abstand nehmen, weil sie die Investitionen scheuen.“ Moderne Arbeitsplätze sind eine Investition in die Zukunft – sie bringen mehr Komfort, höhere Agilität, bessere Flexibilität und steigern die Produktivität. Sie bieten also wesentlich mehr, kosten aber auch etwas und gehen vor allem anfangs nicht unbedingt mit Einsparungen einher.

Unternehmen misstrauen ihren Mitarbeitern

Abseits aller technischen, finanziellen und rechtlichen Themen erweist sich oftmals das emotionale Thema des Vertrauens als Problem in den Unternehmen. Personalverantwortliche und Führungskräfte bezweifeln, dass flexible Arbeitsmodelle effektiv für das Unternehmen genutzt werden können und misstrauen schlicht ihren Mitarbeitern. Schmidt: „Vertrauen und Freiheit müssen ineinandergreifen, damit Produktivität und Mitarbeiterbindung erhöht, die Betriebskosten aber verringert werden.“

 

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