Arbeiten Sie schon oder suchen Sie noch?

Ein Gastbeitrag von Isabel Betz*

Viele kleine gelbe Zettel mit handschriftlichen Notizen reihen sich aktiv um den Bildschirm auf dem Schreibtisch. Die Tastatur versteckt sich bereits schüchtern unter Stapeln von Papier. Auf den Rechnern verschwinden Dokumente und Präsentationen in entlegenen Winkeln auf Nimmerwiedersehen zum Erstaunen der Mitarbeiter, die verzweifelt auf der Suche nach ihnen sind.

An vielen Arbeitsplätzen regiert anarchische Kreativität – oder sagen wir doch besser: das blanke Chaos. Suchen und nicht finden nervt, langsame Prozesse kosten Zeit und Geld, und Informationen, die nicht wiedergefunden werden, senken die Arbeitsqualität und gefährden manchmal auch die Sicherheit. Abhilfe ist geboten!

“Ich weiß ja, wo es liegt”

Digital folders

Ordnung oder Chaos: Spätestens bei der Betriebsprüfung macht sich der Unterschied bemerkbar.

Nicht selten versuchen Mitarbeiter, aber auch Chefs, das Durcheinander im Büro durch lang zurechtgelegte und oft sogar logisch klingende Ausreden zu verteidigen. Als ich kürzlich meine Dienstleistungen bei einem regionalen Unternehmertreffen vorstellte, warf Werner K. mit einem ironischen Stirnrunzeln ein: „Bei mir hat schon mal jemand aus meinem Team alles sorgfältig aufgeräumt – und danach habe ich nichts mehr wiedergefunden…“

Aufräumen will gelernt sein. Machen wir uns nichts vor: viele Mitarbeiter und Chefs sind motiviert und leisten in ihren Hauptaufgaben gute Arbeit. Sie haben ihre Fachtätigkeit gelernt und oft auch eine reichhaltige Berufserfahrung. Doch in so gut wie keiner Ausbildung, in keinem Studium und in keiner Lehre lernen wir ganz konkret das richtige, systematische „Aufräumen“.

Wenn bei Ihnen wirklich schon mal jemand aufgeräumt hat und Sie nun nichts mehr wiederfinden, dann war entweder das Aufräumen selbst nicht gut, oder das Ordnungssystem wurde ihnen nicht klargemacht, oder auch der ganze Vorgang war nicht individuell nach Ihren täglichen Bedürfnissen vor Ort ausgerichtet.

Immer wieder höre ich bei meinen Projekten auch den Satz: „Ich finde schon alles, das hat alles seine Ordnung, bloß nichts anfassen!“ Das klappt möglicher Weise sogar. Aber eben nur, solange Sie – und NUR Sie – an diesem Platz arbeiten. Sollten Sie jedoch mal in Urlaub fahren oder für eine Zeit durch Krankheit oder andere unvorhergesehene Vorkommnisse ausfallen, dann ist es für Ihre Vertretung schwer bis schlicht unmöglich, Ihre Aufgaben so zu übernehmen, dass diese für Ihre Organisation und ihre Unternehmung reibungslos erledigt werden können.

Es geht um Zeit, Geld und Zufriedenheit

Wer viel Zeit mit Suchen verbringt, hat weniger Zeit für das Wesentliche. Erst kürzlich berichtete mir ein Kunde: „Ich habe gestern an Sie gedacht und diese Präsentation für heute gesucht. Leider habe ich sie nicht wieder­gefunden – wie verhext! Ich habe am Abend dann noch eine neue gemacht…“

Eine gute, inhaltlich logische Ablage auf dem Rechner hätte ihm die Möglichkeit gegeben, stattdessen lieber noch einen Auftrag zu bearbeiten oder vielleicht einfach mal früher Feierabend zu machen, um sich am Abend der Familie, Freunden oder schlicht der Entspannung zu widmen.

Dies ist kein Einzelfall. Die Studie „Lean Office 2006“ vom Fraunhofer Institut Produktions­technik und Automatisierung und dem Kaizen Institute hat Erstaunliches ans Licht gebracht: In deutschen Büros könnte – bei mehr Ordnung und systematischeren Arbeitsprozessen – die Produktivität um bis zu 30 % gesteigert werden. Transparenz, Kundenorientierung und Qualitätsverständnis im administrativen Bereich seien deutlich verbesserungswürdig. Wenn das mal nicht deutlich ist!

Jetzt hat alles seinen Platz

Wie schafft man nun Ordnung und ebenso wichtig: wie behält man sie? Die Antwort klingt ganz einfach: alles wird einem festen Platz zugewiesen, jeder Beteiligte kennt diese und hält sich an dieses System. Die Papiere in Ordner, Ablagen, Aufbewahrungssysteme, das Werbematerial, das Büromaterial, die digitale Ablage und möglichst sogar der Locher. Ganz so einfach ist es meist anfangs nicht. Denn gerade bei der Papierablage fehlt oft das passende, auf die Arbeitssituation abgestimmte System, wie und wo und ob überhaupt ein Dokument abgelegt werden soll und muss.

Hierzu gibt es darüber hinaus sogar ein paar gesetzliche Regeln, die beachtet werden müssen. Dokumente wie Buchhaltungsunterlagen, Geschäftsberichte und Geschäftsbriefe müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, aber Fahrtenbücher und alle anderen zur Besteuerung relevanten Unterlagen nur sechs Jahre. Die Aufbe­wahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen worden ist! Egal, ob Sie nun einem Einzelunternehmen oder in einer großen Unternehmensgruppe arbeiten: klare Strukturen und einheitliche Vorgaben werden Ihnen deutlich mehr Zeit, weniger Aufwände und mehr Zufriedenheit verschaffen. Eine gute Ordnung schafft Lust, statt Frust.

Praxistipps: So können Sie Ihre Ablage wirkungsvoll optimieren:

  • Beschriften Sie Ordner immer mit großer Schrift und mit eindeutigen, kurzen Überbegriffen
  • Weisen Sie Ordner einem festen Standort zu
  • Sortieren Sie Ordner, zum Beispiel thematisch, alphabetisch oder chronologisch
  • Legen Sie eine einheitliche Ablage-Struktur an und verwenden Sie einheitliche Begriffe in allen Abteilungen
  • Schmeißen Sie sofort weg, was Sie nicht unbedingt aufheben müssen
  • Benennen Sie digitale Dokumente immer mit kurzen aber eindeutigen Überschriften.
  • Legen Sie auch digital alles in einer organisierten Ordnerstruktur ab.
  • Legen Sie einmalig sehr gute Vorlagen für digitale Dateien ab, die sie immer wieder benötigen (Briefe, Abrechnungen, Protokolle).
  • Bei digitaler Ablage mit Datum verwenden Sie stets zuerst die Jahreszahl, dann den Monat und dann den Tag ohne Punkt und Leerzeichen – nur so kann unproblematisch nach Datum sortiert werden.

Spätestens bei der Wirtschaftsprüfung ist der Spaß vorbei

Dem ein oder anderen, der auf seine Unordnung angesprochen noch mit einem flotten Spruch reagierte, ist nach der letzten Wirtschaftsprüfung nicht mehr zum Lachen zumute. Wenn die Steuerunterlagen fehlen, nicht auffindbar sind oder völlig unsortiert zusammengesucht werden müssen, kann das so richtig teuer werden. Das muss nicht sein. Gerade im Bereich Struktur und Ordnung wird häufig an falscher Stelle gespart. Es lohnt sich auf jeden Fall, schlechte Gewohnheiten und falschlaufende Prozesse zu stoppen und überschaubare Mittel in die Hand zu nehmen, mal so richtig Ordnung zu schaffen und mit einem nachhaltigen, individuell auf Arbeitsplätze und Unternehmen abgestimmten System dem Chaos zu entkommen.

Fünf Schritte zum Ziel:

  1. Chaosaufnahme
  2. Besprechung und Entwicklung des individuellen Ordnungssystems
  3. Ordnen und systematisieren
  4. Alle Beteiligten einweisen, motivieren, gegebenenfalls trainieren
  5. Kontrollieren und begleiten

Wie gaben uns die Großeltern so schön mit auf den Weg: „Ordnung ist das halbe Leben.“ Sie können mir glauben, da ist wirklich etwas dran.

Betz*Isabel Betz (36), selbstständige Interim Office Managerin, ist Trainer/Berater/Coach im Team von LORENZ-SEMINARE Personality- & Competence-Training, Weidenthal/Pfalz.  www.lorenz-seminare.de

Kategorien: Allgemein, News

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